Datenschutz neu definiert. Automatisiert. Sicher. Audit-ready.

Das Hauptziel unserer Software ist es, maximale Effizienz im gesamten DSMS-Lebenszyklus zu gewährleisten. Das Modul hilft Ihnen, Datenschutz-Risiken effektiv zu steuern, Angriffe abzuwehren und Ihre Organisation erfolgreich durch Audits zu führen. Unser Tool bietet eine Datenschutz-Lösung, die flexibel mit Ihrem Unternehmen wächst.

Das Modul unterstützt alle zentralen Prozesse eines Data Protection Management Systems (DSMS):

• Asset- und Risikomanagement: Organisationsweite Modellierung von Prozessen und Strukturen sowie umfassendes Asset- und Risikomanagement.

• Schutzbedarfsbewertung: Es verfügt über eine automatisierte Schutzbedarfsvererbung, um konsistente Sicherheitsniveaus über alle Assets hinweg zu gewährleisten. 

• Kontroll- und Maßnahmenmanagement: Sie können Überprüfungspläne und Kontrollkataloge erstellen und pflegen.

• Incident Management: Es bietet ein systematisches Incident-Management zur lückenlosen Nachverfolgung von Sicherheitsvorfällen. 

• Reporting: Die Datenschutzleistung kann über Reporting und Zielverfolgung mit KPIs überwacht werden.

Die Akzeptanz bei den Anwendern ist uns sehr wichtig. Wir legen Wert auf eine hochmoderne UI (User Interface) und beste Benutzbarkeit. Im Gegensatz zu starren, komplexen Tools bietet das Data Protection Modul:

• Intuitive Workflows: Aufgaben-, Projekt- und Workflow-Management sorgen dafür, dass Maßnahmen und Kontrollen einfach zugewiesen und nachverfolgt werden können.

• Mehrsprachigkeit: Die Plattform unterstützt automatische Übersetzungen (Multilanguage), was die globale Implementierung von DSGVO-Anforderungen und die Zusammenarbeit in internationalen Teams erheblich vereinfacht.

• Zentrale Übersicht: Personalisierbare Dashboards und Reports liefern jedem Nutzer, vom CISO bis zum Fachbereichsverantwortlichen, die Informationen, die er benötigt – ohne Excel-Chaos.

Das Akarion Data Protection Modul ist eine DSMS-Software, die darauf ausgelegt ist, eine Vielzahl internationaler und nationaler Standards zu unterstützen. Dazu gehören:

• DSGVO

• BSI IT-Grundschutz (BSI 200-2, 200-3, 200-4, ITGS Kompendium, BSI C5) 

• NIS 2 

• ISO 27019, ISO 27701, ISO 22301 

• Sektor-spezifische Standards wie VDA ISA, PCI DSS, B3S Gesundheit/Energie

Nein, das Modul ist ein integraler Bestandteil der Akarion GRC Cloud, der SaaS-Plattform für integriertes Governance-, Risk- und Compliance-Management. Die Plattform vereint ISMS, DSMS (Datenschutz) und BCMS (Business Continuity). Durch die zentrale Datenhaltung müssen Sie Prozesse, Assets und Organisationseinheiten nur einmal erfassen und können diese in allen relevanten Modulen nutzen. Dies eliminiert Datenredundanzen und sorgt für maximale Effizienz.

Eine spezielle Software wie die Akarion Data Protection Modul zentralisiert und automatisiert das Management der Datenschutz. Sie bietet eine einheitliche Plattform für Richtlinien, Risikobewertungen, Schulungen und die Verwaltung von Maßnahmen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, sorgt für Nachweisbarkeit und verbessert die Effizienz der Sicherheitsstrategie.

Der Start mit Excel wirkt einfach, aber die Komplexität wächst exponentiell:

1. Fehlende Verknüpfung: Wenn ein Server (Asset) ausfällt, zeigt Excel nicht automatisch, welche Geschäftsprozesse betroffen sind und welche DSGVO-Meldepflicht ausgelöst wird.
2. "Stille Post" bei Nachweisen: Vor Audits müssen hunderte Screenshots und Dokumente per E-Mail von Fachabteilungen eingeholt werden. Das ist fehleranfällig und enorm zeitaufwendig.
3. Keine Historisierung: Excel zeigt nur den Ist-Zustand. Ein Auditor fragt jedoch: "Zeigen Sie mir, wie sich dieses Risiko in den letzten 12 Monaten entwickelt hat." – das ist manuell kaum leistbar.

DSMS-Software strukturiert die komplexen Anforderungen eines DSMS (wie die DSGVO oder BDSG). Ihre Lösung zentralisiert alle Dokumente, automatisiert die Risikoanalyse und das Maßnahmen-Tracking und gewährleistet, dass Sie jederzeit Audit-konform sind.

Die Stärke des Data Protection Moduls liegt in der Vernetzung von Daten, um Redundanzen zu vermeiden:

• Multi-Compliance-Mapping: Sie führen eine Maßnahme ein (z.B. "Zwei-Faktor-Authentifizierung"). Die Software verknüpft diesen einen Nachweis automatisch mit den Anforderungen aus DSGVO (Art. 32), BDSG und NIS 2. Einmal arbeiten, mehrfach profitieren.
• Zentrales Asset-Inventar: Alle Assets (Server, Anwendungen, Dienstleister, Prozesse) werden einmal zentral erfasst und dienen als Basis für Risikoanalysen, Business Continuity Management (BCM) und Datenschutz.
• Revisionssichere Workflows: Jede Genehmigung eines Risikos, jede Kenntnisnahme einer Richtlinie und jeder Abschluss einer Kontrollaufgabe wird mit Zeitstempel und Benutzer unveränderbar protokolliert.

Ein DSMS ist typischerweise nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) aufgebaut:

1. Plan (Planen): Festlegen der Richtlinien und Ziele.
2. Do (Umsetzen): Implementierung der Maßnahmen.
3. Check (Überprüfen): Überwachung der Wirksamkeit und Audit.
4. Act (Verbessern): Kontinuierliche Optimierung.

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist die EU-weite Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten. Sie gilt seit dem 25. Mai 2018 unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und verpflichtet Organisationen, personenbezogene Daten rechtmäßig, transparent, zweckgebunden und sicher zu verarbeiten. Betroffenen Personen räumt sie umfassende Rechte ein, etwa auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Die DSGVO gilt verpflichtend für jede Organisation, die personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet, unabhängig von Branche, Größe oder Unternehmenssitz. Schon ein einzelner Mitarbeitenden- oder Kundendatensatz genügt. Auch Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU fallen darunter, sobald sie Waren oder Dienstleistungen in der EU anbieten oder das Verhalten von EU-Bürgern beobachten. Anders als bei freiwilligen Normen gibt es kein Opt-out.

Die Umsetzung der DSGVO ist dokumenten- und prozessintensiv: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge und Betroffenenanfragen müssen laufend gepflegt und nachweisbar sein. Das Datenschutz-Modul der Akarion GRC Cloud bündelt diese Prozesse an einer Stelle, automatisiert Wiedervorlagen und Fristen und hält jederzeit prüffähige Nachweise bereit. Das senkt den manuellen Aufwand und das Risiko, bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde Lücken zu haben.

Eine klassische Zertifizierung „nach DSGVO“ wie bei einer ISO-Norm gibt es nicht. Die DSGVO sieht aber in Artikel 42 freiwillige Zertifizierungsmechanismen vor: Akkreditierte Stellen können einzelne Verarbeitungstätigkeiten zertifizieren und damit deren DSGVO-Konformität bestätigen. Eine solche Zertifizierung ist ein Baustein zum Nachweis der Rechenschaftspflicht, ersetzt aber nicht die fortlaufende Einhaltung der Verordnung. Das Datenschutz-Modul hilft, die dafür nötigen Nachweise strukturiert vorzuhalten.

Bei einer Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde oder bei einem internen Datenschutz-Audit zählt, dass alle Richtlinien, Verarbeitungstätigkeiten, Risikoanalysen und Nachweise vollständig und aktuell vorliegen. Das Datenschutz-Modul der Akarion GRC Cloud hält diese Dokumentation zentral und versioniert vor, verknüpft Maßnahmen mit den zugehörigen Verarbeitungstätigkeiten und macht Nachweise auf Knopfdruck verfügbar. Das verkürzt die Audit-Vorbereitung erheblich und macht den Datenschutz-Status jederzeit belegbar.

Das BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) ist das nationale deutsche Datenschutzgesetz. Es ergänzt und konkretisiert die DSGVO dort, wo diese den Mitgliedstaaten Spielraum lässt, etwa beim Beschäftigtendatenschutz, bei der Videoüberwachung oder der Bestellung von Datenschutzbeauftragten. Das BDSG gilt zusätzlich zur DSGVO, nicht an deren Stelle. Für deutsche Unternehmen sind daher stets beide Regelwerke gemeinsam maßgeblich.

Artikel 5 der DSGVO legt die zentralen Verarbeitungsgrundsätze fest: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Hinzu kommt die Rechenschaftspflicht: Verantwortliche müssen die Einhaltung dieser Grundsätze nicht nur sicherstellen, sondern auch nachweisen können. Genau diesen Nachweis unterstützt ein strukturiertes Datenschutz-Managementsystem.

Die DSGVO ist eine EU-Verordnung und gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Das BDSG ist ein nationales deutsches Gesetz und füllt die sogenannten Öffnungsklauseln der DSGVO aus, also die Bereiche, in denen die EU den Mitgliedstaaten eigene Regelungen erlaubt. Die DSGVO setzt den europaweit einheitlichen Rahmen, das BDSG ergänzt ihn um deutschlandspezifische Detailregelungen, etwa zum Beschäftigtendatenschutz. Beide gelten parallel: Wo das BDSG keine Sonderregelung trifft, greift unmittelbar die DSGVO.