ISMS und BCM für Hochschulen, Universitäten und Forschungseinrichtungen

Hochschulen und Universitäten sind längst ins Visier von Cyberkriminellen geraten. Die Angriffe auf deutsche Hochschulen haben sich in den letzten Jahren massiv gehäuft, mit teils monatelangen Ausfällen ganzer IT-Infrastrukturen. Wenn E-Mail-Systeme, Lernplattformen, Bibliothekssysteme und Forschungsdatenbanken ausfallen, steht der gesamte Hochschulbetrieb still: Prüfungen können nicht stattfinden, Forschungsprojekte werden unterbrochen und Bewerbungsverfahren verzögern sich.

Hochschulen verarbeiten dabei große Mengen sensibler Daten: personenbezogene Daten von Studierenden und Beschäftigten, vertrauliche Forschungsergebnisse, Patentanmeldungen, medizinische Daten an Universitätskliniken sowie Daten aus Industriekooperationen. Der Datenschutz ist entsprechend komplex. Die Verarbeitungstätigkeiten reichen von Studierendenverwaltung über Prüfungswesen bis zu Forschungsdaten mit Personenbezug. Jede davon muss im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) dokumentiert sein. Dazu kommen Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA), die Bearbeitung von Betroffenenanfragen und die Pflege von Auftragsverarbeitungsverträgen mit einer oft dreistelligen Zahl externer Dienstleister.

Die regulatorische Landschaft verschärft den Druck zusätzlich: Die NIS-2-Richtlinie stuft Forschungseinrichtungen als potenziell betroffene Einrichtungen ein. Zusammen mit ISO 27001, BSI IT-Grundschutz und landesspezifischen IT-Sicherheitsrichtlinien entsteht ein Umfeld, das ein professionelles ISMS zwingend erfordert. Viele Bundesländer schreiben zudem ein dokumentiertes Informationssicherheitskonzept für Hochschulen vor.

Die besondere Herausforderung an Hochschulen: Extrem dezentrale IT-Strukturen. Jede Fakultät, jedes Institut und oft jeder Lehrstuhl betreibt eigene Systeme, häufig ohne zentrale Governance. Hunderte Applikationen, selbstentwickelte Forschungssoftware und Legacy-Systeme koexistieren ohne einheitliches Sicherheitskonzept. Dazu kommen hohe Fluktuation bei Zugriffsberechtigungen, internationale Kooperationen mit komplexem Datenaustausch, ein historisch gewachsenes BYOD-Umfeld und Dual-Use-Forschung mit zusätzlichen Exportkontrollvorschriften.

Gleichzeitig stehen Hochschulen unter enormem Budgetdruck. Dedizierte IT-Sicherheitsteams sind die Ausnahme, Sicherheitsmaßnahmen werden oft reaktiv statt systematisch umgesetzt. Um ISMS, Datenschutz und BCMS auch mit begrenzten Ressourcen professionell aufzubauen, setzen immer mehr Hochschulen auf spezialisierte GRC-Software mit automatisierten Workflows, vorgefertigten Maßnahmen-Katalogen und KI-gestützter Unterstützung.

Die Folgen eines IT-Ausfalls gehen weit über den Verwaltungsbetrieb hinaus. Forschungsdaten können unwiederbringlich verloren gehen, Prüfungszeiträume müssen verschoben werden, Drittmittelprojekte geraten in Verzug und die Reputation der Einrichtung leidet nachhaltig.

Viele Hochschulen verfügen über IT-Notfallpläne für einzelne Systeme, aber kein systematisches Business Continuity Management (BCM). Der Unterschied ist entscheidend: Ein BCMS betrachtet den gesamten Hochschulbetrieb als zusammenhängendes System. Es beginnt mit einer Business Impact Analyse (BIA), die zeitkritische Prozesse identifiziert (Prüfungsmanagement, Identitätsmanagement, Forschungsinfrastruktur). Darauf aufbauend werden Wiederanlaufzeiten (RTO) definiert und operative Notfallhandbücher mit klaren Handlungsanweisungen für Krisenstäbe und IT-Verantwortliche erstellt.

Die NIS-2-Richtlinie fordert von betroffenen Einrichtungen explizit Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Die zunehmende Abhängigkeit von Cloud-Diensten, digitalen Lernplattformen und Forschungsdatenmanagement-Systemen macht eine systematische Notfallplanung unverzichtbar.

Entscheidend für Hochschulen ist die parallele Implementierung von ISMS, BCMS und Datenschutz. Alle drei Bereiche teilen sich Daten zu Assets, Risiken und Prozessen. Werden sie in unterschiedlichen Tools oder Excel-Tabellen geführt, entsteht Redundanz und unnötiger Mehraufwand. Die parallele Einführung bietet dagegen handfeste Vorteile: Assets aus dem ISMS fließen direkt in die BIA des BCMS ein, Risikobewertungen informieren die Notfallszenarien und technische Maßnahmen (TOMs) stehen automatisch auch im Datenschutzkontext zur Verfügung.

Das Data Protection Modul der Akarion GRC Cloud deckt den gesamten DSGVO-Lifecycle ab: vom Verarbeitungsverzeichnis über Datenschutz-Folgenabschätzungen bis zur Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Da es auf derselben Datenbasis wie ISMS und BCMS arbeitet, müssen Assets und Prozesse nicht doppelt gepflegt werden.

Die Akarion GRC Cloud bildet so ISMS, BCMS und Datenschutz auf einer zentralen Datenbasis ab. Assets und Prozesse werden einmal erfasst und stehen in allen Modulen zur Verfügung. So entsteht ein ganzheitliches Managementsystem, das ohne Setup-Kosten sofort einsatzbereit ist und mit den Anforderungen der Einrichtung mitwächst.

Für Hochschulen und Universitäten ist ein funktionierendes Managementsystem für Informationssicherheit, Datenschutz und Geschäftskontinuität angesichts der regulatorischen Anforderungen alternativlos. Die Frage ist nicht ob, sondern wie effizient der Aufbau und Betrieb gelingen, gerade unter dem an Hochschulen typischen Budget- und Personaldruck.

Die Akarion GRC Cloud, die SaaS-Plattform des deutschen GRC-Software-Anbieters AKARION, bietet dafür die passende Grundlage: ohne Setup-Kosten, sofort einsatzbereit und mit der nötigen Tiefe für komplexe Hochschulstrukturen:

• ISMS, BCMS und Datenschutz auf einer zentralen Datenbasis: Assets, Prozesse und Risiken einmal erfassen und modulübergreifend nutzen, ohne Redundanz und Doppelarbeit
• Datenschutz-Management nach DSGVO: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Betroffenenanfragen und Auftragsverarbeitungsverträge zentral verwalten. TOMs aus dem ISMS werden automatisch übernommen, Datenschutzverletzungen lassen sich dokumentieren und an Aufsichtsbehörden melden
• Business Continuity mit BIA, SLA/OLA-Management und Notfallhandbüchern: zeitkritische Hochschulprozesse identifizieren (Prüfungen, Forschungsinfrastruktur, Identity-Management), Wiederanlaufzeiten definieren und Notfallpläne direkt mit Sofortmaßnahmen verknüpfen (konform zu ISO 22301 und BSI 200-4)
• Mandantentrennung und Vererbung für dezentrale Hochschulstrukturen: Vorlagen, Rollen und Sicherheitsrichtlinien zentral definieren und auf Fakultäten, Institute und Verwaltungseinheiten ausrollen, mit Top-Down- und Bottom-Up-Vererbung
• Smart Content AI zur KI-gestützten Generierung von Risikoszenarien, Business-Impact-Szenarien, Maßnahmen und Audit-Inhalten, mit bis zu 80 % Zeitersparnis beim initialen Aufbau
• Mapping auf mehrere Standards gleichzeitig: ISO 27001, BSI IT-Grundschutz, NIS-2, BSI C5 und weitere Frameworks parallel abbilden, ohne Doppelarbeit bei sich überschneidenden Anforderungen
• Integriertes Audit-Management mit digitalen Checklisten, Third-Party Risk Management und lückenloser Maßnahmenverfolgung, für BSI-Nachweise, Landessicherheitsrichtlinien und interne Revisionen
• Mehrsprachige Oberfläche für internationale Forschungsteams, inkl. automatischer Übersetzung von Inhalten
• sowie anpassbare Dashboards und Reporting für jederzeit nachweisbare Compliance gegenüber Aufsichtsbehörden, Drittmittelgebern und Akkreditierungsstellen.

Als SaaS-Lösung bleibt die Akarion GRC Cloud auch im Krisenfall erreichbar, ein entscheidender Vorteil gegenüber lokal gehosteten Lösungen, die bei einem Angriff auf die Hochschul-IT nicht verfügbar sind.

AKARION ist selbst ISO 27001 zertifiziert und offiziell beim BSI als IT-Grundschutz-Tool gelistet. Das Hosting erfolgt zu 100 % auf europäischen Servern (STACKIT), was echte digitale Souveränität und den Schutz sensibler Forschungs- und Personaldaten gewährleistet. Die Plattform ist zudem erweiterbar um Whistleblowing und weitere Module.

Über 900 Organisationen vertrauen bereits auf die Akarion GRC Cloud, darunter Hochschulen wie die TU Graz und die WU Wien.

Die Praxis zeigt: Der Einsatz einer spezialisierten GRC-Plattform bringt gegenüber fragmentierten Lösungen erhebliche Vorteile, gerade an ressourcenknappen Hochschulen:

• Effizienzsteigerung durch redundanzfreie Verknüpfung aller Unterlagen, besonders wertvoll bei dezentralen Strukturen mit vielen Beteiligten
• fakultätsübergreifende Dokumentation mit transparenten Berichten auf Knopfdruck für Hochschulleitungen und CIOs
• schnellere Compliance-Nachweise gegenüber Drittmittelgebern, Akkreditierungsstellen und Landesministerien
• günstigere externe Audits durch vorherige interne Audits und nachvollziehbare Aufbereitung in einem System
• nachweisbarer Reifegrad als Argument gegenüber Fördermittelgebern, die zunehmend IT-Sicherheitskonzepte als Bewilligungsvoraussetzung verlangen
• und ortsunabhängige Zusammenarbeit für ISBs, Datenschutzbeauftragte und Administratoren über Standorte hinweg.

Die Kombination aus intuitiver Bedienbarkeit, flexibler Skalierbarkeit und fachlicher Tiefe (von der Risikoanalyse über Business Impact Analysen bis zur Audit-Vorbereitung) macht die Akarion GRC Cloud zum idealen Werkzeug für Hochschulen, die Informationssicherheit und Resilienz nicht nur dokumentieren, sondern aktiv gestalten wollen.