Wir verstehen Ihre Herausforderungen
Ist Ihr Hinweisgeberschutzsystem ein Briefkasten neben Ihrem Haupteingang? Wie viele Personen haben Zugriff auf die höchstvertraulichen Informationen über Missstände im Unternehmen? Empfangsdamen, Mitarbeiter der Poststelle, Systemadministratoren?
Ein intelligentes Modul, das um Ihre Effizienz aufgebaut ist
Whistleblowing Hinweise können teilweise große Sprengkraft beinhalten und es sollte im Interesse jeder Unternehmensleitung sein, diese Informationen als erstes zu erhalten. Hierfür muss jedoch sichergestellt werden, dass der Meldeweg für den Hinweisgeber möglichst risikofrei und leicht zugänglich ist. Mit einer modernen Lösung wie der AKARION GRC-Cloud erhalten Sie ein Werkzeug, welches nicht nur den absoluten Schutz Ihrer Daten dank moderner Technologien sicherstellt, sondern dem Hinweisgeber eine barrierefreie Plattform bietet, auf welcher er anonym bidirektional mit Ihnen kommunizieren kann.
- Nutzen Sie unsere hochadaptiven und unbegrenzten Formulare, damit sie zielgerichtet die richtigen Informationen erhalten. Nutzen Sie z.B. ein Formular für interne Meldung und ein anderes für externe Hinweise. Definieren Sie die eingegangenen Meldungen vor und ordnen Sie diese schon dem zuständigen Mitarbeiter mittels Aufgabe zu.
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Dank zahlreicher Features wie einer Übersetzungsfunktion im System, einem eingebauten Audioplayer für abgegebene Sprachnachrichten oder der Möglichkeit, aus Meldungen Incidents zu erzeugen und diese zu behandeln ist es nicht notwendig, dass Informationen jemals die GRC-Cloud verlassen und sich schlimmstenfalls in Postfächern oder auf Fileservern unkontrolliert vermehren.
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Nicht zuletzt sorgt eine „Up-and-Running” Zeit von unter zehn Minuten dafür, dass Sie schnell und einfach ein modernes Whistleblowing-System auf ihrem Inter- oder Intranetauftritt publizieren können.
"Wir haben uns viele Lösungen zum Thema Whistleblowing angesehen, allerdings konnte keine davon so überzeugen wie AKARION. Ein großes Maß an Individualisierung in der Gestaltung, anpassbare Muster-Formulare und Texte, die die Einrichtung unserer Whistleblowing Plattform extrem erleichtert und beschleunigt haben und eine unglaubliche einfache Integration in unsere IT haben uns absolut überzeugt."
"Auf der Suche nach einem passenden Hinweisgebersystem haben wir unter anderem die Lösung von Akarion getestet und uns letztendlich dafür entschieden. Wir konnten das Tool im Vorfeld in aller Ruhe testen, dieses ist benutzerfreundlich gestaltet, der Support war sehr gut, die Implementation erfolgte sehr rasch und unkompliziert. Alles in allem sind wir mit dieser Lösung sehr zufrieden und können diese nur weiterempfehlen."
"Als interner Meldestellen Beauftragter für KMU im Bereich Sozialwirtschaft, haben mich die einfache Abbildung der Meldeformulare und die schnelle, intuitive Bedienung sofort überzeugt. Das Whistleblowing-Modul von Akarion ist damit jedem zu empfehlen, der eine effiziente Lösung für das Hinweisgeberschutzgesetz sucht."
Der digitale Kanal für mehr Effizienz
Der aktuelle Whistleblowing Prozess ist in vielen Unternehmen, wenn überhaupt vorhanden, sehr ineffizient, kosten- und zeitaufwändig. Oftmals muss ein Ombudsmann via Telefon oder sogar per Brief kontaktiert werden. Viele Mitarbeiter möchten jedoch lieber anonym Missstände melden. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten, ist die Weiterleitung der Meldungen an die zuständige Stelle zusätzlich umständlich und zeitraubend. Mit einer einheitlichen und von allen internen und relevanten externen Stellen erreichbaren Softwarelösung kann der Prozess optimiert und standardisiert werden. Ein digitales und anonymes Hinweisgebersystem wie das der GRC Cloud ist also oftmals das Zünglein an der Waage für eine funktionierende Compliance-Kultur. Testen Sie sie noch heute!
Anforderungen an Lieferanten gerecht werden
Immer mehr Firmenkunden oder Organisationen erwarten von Ihren Dienstleistern und Lieferanten, dass Sie die Anforderungen an die EU-Whistleblower-Richtlinie erfüllen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass nicht nur den Meldungen der Arbeitnehmer des Kunden unter vollständiger Wahrung der Vertraulichkeit nachzugehen ist, sondern auch den Meldungen der Arbeitnehmer von Lieferanten sowie von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen und der Gruppe Informationen erhalten. Diesem zusätzlichen administrativen Prozess kann man als Dienstleister schlank und effizient nachkommen. Probieren Sie unser Whistleblowing Modul aus und überzeugen Sie sich selbst!
Anonyme Kommunikation, aber beidseitig
Dass eine Person, die Ihnen einen Missstand melden möchte, anonym bleibt, ist zwar eine Herausforderung, aber die entsprechende Verschlüsselung von Nachrichten ist gar nicht so schwer. Allerdings wollen Sie bei Bedarf auch Rückfragen stellen und über den Bearbeitungsstand informieren. Hierfür brauchen sie zwangsläufig einen anonymen Zwei-Wege-Kanal, über den die Person, die den Vorfall gemeldet hat, auch den Bearbeitungsstand erfragen kann. Das ist transparent und schafft Vertrauen. Zeigen Sie, dass Sie Compliance Prozesse im Griff haben und man Ihnen vertrauen kann - mit dem Whistleblowing Modul.
Alles dabei für anonyme Hinweisgeber
Verwalten Sie alle Meldungen übersichtlich an einer zentralen Stelle - bei Bedarf für jede Gesellschaft separat dank Mandantentrennung - und dokumentieren Sie auf diese Weise den gesamten Whistleblowing-Prozess übersichtlich und nachvollziehbar. Bleiben Sie dank des SaaS Modells nicht nur ortsunabhängig, sondern reduzieren Sie zugleich Risiken eines internen administrativen Zugriffs auf die gemeldeten Vorfälle.
Das Modul beinhaltet eine umfangreiche Werkzeugpalette, die Ihnen dabei hilft, ein effizientes und mit der EU-Whistleblower-Richtlinie konformes Hinweisgebersystem aufzubauen und einfach in die bestehende Compliance-Landschaft zu integrieren. So lassen sich Folgemaßnahmen mit dem Datenschutz oder ISMS Modul der Akarion GRC Cloud kombinieren.
Erstellen Sie Reports und Dokumentationen, wie z.B. einen internen Gesamtbericht zum Hinweisgebersystem innerhalb weniger Sekunden. Welche Informationen ausgegeben werden, ist individuell anpassbar. Außerdem können Sie sich selbst Dashboards pro Mandant erstellen und bei Bedarf und entsprechend Ihrer Berechtigungen auch mandantenübergreifend den Überblick behalten.
Sparen Sie Zeit dank der umfangreichen Vorlagenbibliothek für Meldungsformulare, Maßnahmen, Formularfelder, Incident-Kategorien, etc... Sie können auch selbst Vorlagen für Ihre Meldeformulare unterschiedlicher Kategorie erstellen und innerhalb Ihrer Gruppe das gleiche Compliance Niveau sicher stellen oder aber als Berater/Ombudsmann Ihre Mandate effizienter bearbeiten.
Nur befugte Mitarbeiter erlangen Zugriff auf die Meldungen. So wird die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und evtl. erwähnter Dritter sichergestellt. Berechtigte können sich über eine sichere Verbindung remote einloggen. In jeder Situation kann so das need-to-know-Prinzip eingehalten werden.
Das haben alle unsere GRC Cloud Module gemeinsam
Unser Leistungsversprechen für Sie sind benutzerfreundliche Lösungen. Wir ermöglichen Ihnen ganzheitliches Compliance-Management: komfortabel, ressourcenschonend und mit höchsten Ansprüchen an Datenintegrität.