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Whistleblowing

Schnell und einfach zu einem modernen Whistleblowing-System

FÜHRENDE ORGANISATIONEN UND PARTNER VERTRAUEN AUF DIE AKARION GRC CLOUD
Ist Ihr Hinweisgeberschutzsystem ein Briefkasten neben dem Haupteingang? Wie viele Personen haben Zugang zu streng vertraulichen Informationen über Missstände im Unternehmen? Rezeptionisten, Mitarbeiter der Poststelle, Systemadministratoren?

Das Whistleblowing-Modul: Auf Ihre Effizienz zugeschnitten

Whistleblowing-Hinweise können mitunter sehr brisant sein, und es sollte im Interesse jeder Unternehmensleitung sein, diese Informationen zuerst zu erhalten. Dazu muss jedoch sichergestellt sein, dass der Meldeweg für den Hinweisgeber möglichst risikofrei und leicht zugänglich ist.

Höchst anpassbare Formulare Nutzen Sie unsere hochadaptiven und unbegrenzten Formulare, damit sie zielgerichtet die richtigen Informationen erhalten. Nutzen Sie z.B. ein Formular für interne Meldung und ein anderes für externe Hinweise. Definieren Sie die eingegangenen Meldungen vor und ordnen Sie diese schon dem zuständigen Mitarbeiter mittels Aufgabe zu.  
intelligente Funktionen

Dank zahlreicher Features wie einer Übersetzungsfunktion im System, einem integrierten Audioplayer für aufgezeichnete Sprachnachrichten oder der Möglichkeit, aus Meldungen Incidents zu generieren und diese zu bearbeiten, ist es nicht notwendig, dass Informationen die GRC-Cloud jemals verlassen und sich im schlimmsten Fall unkontrolliert in Mailboxen oder auf Fileservern ausbreiten.

 
10min-System

Mit einer „Up-and-Running”-Zeit von weniger als zehn Minuten können Sie schnell und einfach ein modernes Hinweisgebersystem auf Ihrer Inter- oder Intranetseite veröffentlichen.

 
Mit einer modernen Lösung wie dem Whistleblowing Modul von Akarion erhalten Sie ein Tool, das nicht nur den absoluten Schutz Ihrer Daten durch moderne Technologien sicherstellt, sondern auch dem Hinweisgeber eine barrierefreie Plattform bietet, auf der er anonym und bidirektional mit Ihnen kommunizieren kann.

"Wir haben uns viele Lösungen zum Thema Whistleblowing angesehen, allerdings konnte keine davon so überzeugen wie AKARION. Ein großes Maß an Individualisierung in der Gestaltung, anpassbare Muster-Formulare und Texte, die die Einrichtung unserer Whistleblowing Plattform extrem erleichtert und beschleunigt haben und eine unglaubliche einfache Integration in unsere IT haben uns absolut überzeugt."

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Sabine KonradHead of Legal, Anyline

"Auf der Suche nach einem passenden Hinweisgebersystem haben wir unter anderem die Lösung von Akarion getestet und uns letztendlich dafür entschieden. Wir konnten das Tool im Vorfeld in aller Ruhe testen, dieses ist benutzerfreundlich gestaltet, der Support war sehr gut, die Implementation erfolgte sehr rasch und unkompliziert. Alles in allem sind wir mit dieser Lösung sehr zufrieden und können diese nur weiterempfehlen."

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Michael BeckaDatenschutzbeauftragter, Österreichische Bundesforste AG

"Als interner Meldestellen Beauftragter für KMU im Bereich Sozialwirtschaft, haben mich die einfache Abbildung der Meldeformulare und die schnelle, intuitive Bedienung sofort überzeugt. Das Whistleblowing-Modul von Akarion ist damit jedem zu empfehlen, der eine effiziente Lösung für das Hinweisgeberschutzgesetz sucht."

Patrick Knittel
Patrick KnittelDirektor & Beauftragter für Datenschutz & Compliance

Der digitale Kanal für mehr Effizienz

Das derzeitige Whistleblowing-Verfahren ist in vielen Unternehmen - wenn überhaupt vorhanden - sehr ineffizient, kosten- und zeitaufwändig. Häufig muss ein Ombudsmann telefonisch oder sogar schriftlich kontaktiert werden. Viele Mitarbeiter ziehen es jedoch vor, Missstände anonym zu melden. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten ist zudem die Weiterleitung der Meldungen an die zuständige Stelle umständlich und zeitaufwändig. Mit einer einheitlichen Softwarelösung, die für alle internen und relevanten externen Stellen zugänglich ist, kann der Prozess optimiert und standardisiert werden. Ein digitales und anonymes Hinweisgebersystem wie das der GRC Cloud ist daher oft das Zünglein an der Waage für eine funktionierende Compliance-Kultur. Testen Sie noch heute!

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Anforderungen an Lieferanten gerecht werden

Immer mehr Kunden oder Organisationen erwarten von ihren Dienstleistern und Lieferanten, dass diese die Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie erfüllen. Damit soll sichergestellt werden, dass nicht nur Meldungen von Mitarbeitern des Kunden unter vollständiger Wahrung der Vertraulichkeit bearbeitet werden, sondern auch Meldungen von Mitarbeitern von Lieferanten sowie von Personen, die im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeit mit dem Unternehmen und dem Konzern in Berührung kommen. Als Dienstleister können Sie diesen zusätzlichen administrativen Prozess schlank und effizient abwickeln. Testen Sie unser Whistleblowing-Modul und überzeugen Sie sich selbst!

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Anonyme Kommunikation, aber beidseitig

Die Anonymität einer Person, die Ihnen einen Missstand melden möchte, ist zwar eine Herausforderung, aber die entsprechende Verschlüsselung der Nachrichten ist nicht so schwierig. Sie wollen aber bei Bedarf auch Rückfragen stellen können und über den Stand der Bearbeitung informiert werden. Dazu braucht es zwangsläufig einen anonymen Zwei-Wege-Kanal, über den auch die Person, die den Vorfall gemeldet hat, den Bearbeitungsstand erfragen kann. Das schafft Transparenz und Vertrauen. Zeigen Sie, dass Sie Compliance-Prozesse im Griff haben und dass man Ihnen vertrauen kann - mit dem Whistleblowing-Modul.

 
 
Whistleblowing Formular

Features im Überblick

Alles dabei für anonyme Hinweisgeber
Ortsunabhängig und nach Mandanten getrennt.

Verwalten Sie alle Meldungen übersichtlich an einer zentralen Stelle - bei Bedarf für jede Gesellschaft separat dank Mandantentrennung - und dokumentieren Sie auf diese Weise den gesamten Whistleblowing-Prozess übersichtlich und nachvollziehbar. Bleiben Sie dank des SaaS Modells nicht nur ortsunabhängig, sondern reduzieren Sie zugleich Risiken eines internen administrativen Zugriffs auf die gemeldeten Vorfälle.

 
 
 
 
 
Ganzheitliche Compliance

Das Modul beinhaltet eine umfangreiche Werkzeugpalette, die Ihnen dabei hilft, ein effizientes und mit der EU-Whistleblower-Richtlinie konformes Hinweis­gebersystem aufzubauen und einfach in die bestehende Compliance-Landschaft zu integrieren. So lassen sich Folgemaßnahmen mit dem Datenschutz oder ISMS Modul der Akarion GRC Cloud kombinieren.

 
 
 
 
 
Alles im Überblick

Erstellen Sie Reports und Dokumentationen, wie z.B. einen internen Gesamtbericht zum Hinweisgebersystem innerhalb weniger Sekunden. Welche Informationen ausgegeben werden, ist individuell anpassbar. Außerdem können Sie sich selbst Dashboards pro Mandant erstellen und bei Bedarf und entsprechend Ihrer Berechtigungen auch mandantenübergreifend den Überblick behalten.

 
 
 
Vorlagen

Sparen Sie Zeit dank der umfangreichen Vorlagenbibliothek für Meldungsformulare, Maßnahmen, Formularfelder, Incident-Kategorien, etc... Sie können auch selbst Vorlagen für Ihre Meldeformulare unterschiedlicher Kategorie erstellen und innerhalb Ihrer Gruppe das gleiche Compliance Niveau sicher stellen oder aber als Berater/Ombudsmann Ihre Mandate effizienter bearbeiten.

 
 
 
 
 
Rechte- und Rollenkonzept

Nur befugte Mitarbeiter erlangen Zugriff auf die Meldungen. So wird die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und evtl. erwähnter Dritter sichergestellt. Berechtigte können sich über eine sichere Verbindung remote einloggen. In jeder Situation kann so das need-to-know-Prinzip eingehalten werden.

 
Möchten Sie mehr erfahren? Melden Sie sich bei uns, wir melden uns bei Ihnen.

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Alles wichtige zum Hinweisgeber-schutzgesetz in einer Grafik

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Umsetzung der Hinweisgeberrichtlinie in Deutschland und Österreich mit einer SAAS-Lösung

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Das haben alle unsere GRC Cloud Module gemeinsam

Unser Leistungsversprechen für Sie sind benutzerfreundliche Lösungen. Wir ermöglichen Ihnen ganzheitliches Compliance-Management: komfortabel, ressourcenschonend und mit höchsten Ansprüchen an Datenintegrität.

PLUG N PLAY ANSATZ Die komplette GRC Cloud ist darauf ausgerichtet, dass Sie sie sofort und ohne Set-up nutzen können. Lassen Sie sich von uns durch kompetente Kollegen schulen, wie Sie die Module optimal für sich anpassen können und setzen dann Ihr Compliance Management ohne Projektkosten auf unserer Seite direkt um - effizient und ressourcenschonend.
INTUITIVITÄT Alle Module zeichnen sich dadurch aus, dass die Benutzerführung sehr intuitiv ist und Sie sich nach einer initialen Schulung sehr schnell in der GRC Cloud zurecht finden. Ergänzend bieten wir ein umfassendes Help Center an, in dem Sie anhand von Videos und Beschreibungen zusätzlich Informationen finden. Unser Fokus ist stets, dass Sie aufgrund der hohen Konvinienz aller Module und der sehr intuitiven Benutzeroberfläche das Maximum für sich aus der GRC Cloud ziehen können.
MODULARITÄT Verwalten Sie durch den einfachen modularen Aufbau der GRC Cloud unterschiedliche Compliance-Aspekte mit nur einer Lösung. Dank dieser ganzheitlichen Herangehensweise vermeiden Sie Redundanzen und Widersprüche, nutzen geschickt Synergieeffekte aus und sparen Zeit, Kosten und Nerven.
MANDANTENFÄHIGKEIT Egal ob Sie in einem Konzern arbeiten oder als Berater viele Mandanten managen wollen: In jedem Modul können Sie Tochtergesellschaften und Niederlassungen separat verwalten. Sie können alle Gesellschaften logisch voneinander trennen und bei Bedarf über ein zentrales Dashboard stets Mandanten und Gesellschaften im Blick behalten.
VORLAGENSYSTEMATIK Sparen Sie Zeit dank der umfangreichen modul- und mandantenübergreifenden Vorlagensystematik in allen Modulen. Gerade bei komplexen Unternehmens- und Konzernstrukturen ermöglicht Ihnen diese Eigenschaft der GRC Cloud ein effizienteres Arbeiten.
DASHBOARDS Behalten Sie mit Hilfe anpassbarer Dashboards die Übersicht über die wichtigsten Daten zu allen Compliance Themen Ihres Unternehmens oder Ihrer Gruppe. Zugleich haben Sie besonders zeitkritische Vorgänge, die relevantesten Kennzahlen, Sicherheitsvorfälle (Incidents) und Ihre offenen Aufgaben im Blick.
AUFGABENMANAGEMENT Arbeiten Sie dank eines eventbezogenen Taskmanagements mit internen Kollegen und externen Experten im System zusammen. Vergeben Sie Aufgaben, definieren Sie Fristen und Zuständigkeiten und stellen Sie Benachrichtigungen anhand individuell definierter Parameter ein. Mit der GRC Cloud wird Compliance Management zur Team Arbeit.
REPORTING Sie können in jedem Modul und über die GRC Module hinweg individuelle Berichte zu allen Themen, die Sie in der GRC Cloud bearbeiten, erstellen. Erstellen Sie auf Knopfdruck Berichte und Dokumentationen wie z. B. eine vollständige Übersicht Ihrer Geschäftsprozesse oder Verarbeitungstätigkeiten. Seien Sie durch die Ausgabe umfangreicher Reports jederzeit auf Kontrollen durch Behörden, Auftraggeber, etc. vorbereitet und verschaffen Sie sich schnell und einfach einen Überblick.
INTERNATIONALITÄT Egal, von wo Sie arbeiten oder welche Sprachen in Ihrer Organisation gesprochen werden: die Module sind auf Mehrsprachigkeit ausgelegt und verfügen über eine automatisierte Übersetzung in über 23 Sprachen (u.a. DE, EN, FR, IT). So kann jeder Nutzer im System auf Knopfdruck ganz automatisch in der präferierten Sprache arbeiten. Außerdem können die unterschiedlichsten nationalen und internationalen Normen im System abgebildet werden (z.B. im Datenschutzrecht).
HOSTING & SICHERHEIT Dass Sie sich in Punkto Sicherheit auf uns verlassen können, möchten wir Ihnen beweisen. Daher haben wir uns nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizieren lassen und unsere Systeme einem Penetrationstest durch unabhängige Experten unterzogen. Außerdem hosten wir unsere rein web-basierte Applikation ausschließlich in Deutschland. Eine Installation bei Ihnen ist nicht notwendig.