DOPPELTE PERFORMANCE IN DER DATENSCHUTZ UND ISM BERATUNG

Anforderung für den Software Wechsel

CISO Datenschutz hat bereits Erfahrung mit anderer Software für Datenschutzmanagement gemacht und weiß dadurch ganz genau, welche Management Software optimal ihre Beratung ihrer Kunden unterstützt: „Wir beraten im Schwerpunkt im Datenschutz, stellen aber auch den externen Datenschutzbeauftragten, wenn dies gewünscht ist. Eine gute Compliance Management Software muss aber mehr können, da wir auch auditieren und unsere Kunden im Bereich IT-Sicherheit unterstützen.“ Dies alles gilt es effizient in einer Software zu kombinieren, erklärt Niklas Koenig die Auswahlkriterien für eine Datenschutzmanagement Software.

Besonders wichtig war ihm außerdem, zusammen mit seinen Kunden in der Software arbeiten zu können, um fehleranfällige und zeitaufwändige E-Mail-Kommunikation einschließlich Dokumentenanhänge zu vermeiden. „Wir haben nach einer zentralen Anlaufstelle für diverse DSGVO Themen gesucht, weil auch Datenschutz zunehmend mit angrenzenden Fachgebieten verzahnt ist.“ so Niklas Koenig.

Umsetzung

Mit Effizienz zukunftsfähige Beratung anbieten

Im Vergleich zu anderer Software überzeugte AKARION durch das umfassendste Compliance Angebot, die miteinander kombinierbaren Module und vor allem durch die effizient einsetzbare Webformulare und Vorlagenaccounts.

CISO Datenschutz sieht in der AKARION GRC Cloud ein sehr mächtiges Werkzeug, das aber Dank der sehr intuitiven Benutzeroberfläche einfach zu bedienen ist. Dabei hat neben einer kurzen Schulung im System auch das Help Center geholfen, sodass das Team schnell in die Umsetzung gekommen ist.

„Wir hätten zwar die gesamte bestehende Dokumentation einfach selbst importieren können, wollten jedoch die Chance nutzen, um unsere bestehende Dokumentation noch einmal genau zu überprüfen und zu aktualisieren.“ Den Wechsel von der anderen Datenschutzmanagement Software zur GRC Cloud hat das Team von CISO Datenschutz also gleich dazu genutzt, um die eigene Dokumentation noch einmal zu prüfen und ggf. zu vereinheitlichen.

Bei CISO Datenschutz liegt aktuell noch der Schwerpunkt auf der Datenschutzberatung. Jedoch könne die Akarion GRC Cloud mitwachsen, wenn CISO Datenschutz auch das eigene Beratungsportfolio im Bereich IT-Sicherheit und Audit weiter ausbaue, führt Niklas Koenig aus. „Die Verzahnung des Datenschutz Moduls und der Datenschutzdokumentation mit den anderen Modulen und Inhalten der GRC Cloud macht das fachübergreifende Arbeiten dann noch effizienter. “Dass bereits die Nutzung nur eines Moduls der GRC Cloud ein echter Effizienzhebel ist, macht Niklas Koenig an einem einfachen Beispiel deutlich: „Wenn wir einen neuen Kunden bekommen, sparen wir mit dem AKARION Datenschutz Modul der GRC Cloud mehr als 55% der Zeit für die DSGVO Dokumentation ein – Zeit, die wir jetzt für die individuelle Beratung unserer Kunden nutzen können.“ 

Aber auch bei Bestandkunden ist sein Team nun deutlich schneller. Dabei helfen ihnen der Vorlagen-Account beim Ausrollen von Änderungen, sodass sie statt 1 Stunde nur noch 10 Minuten dafür aufwenden müssen. Außerdem können Verarbeitungstätigkeiten und technisch-organisatorische Maßnahmen mit wenigen Klicks über Webformulare bei Ansprechpartnern abgefragt und in das Datenschutz Modul übernommen werden. 

Eine Software für alle DSGVO Themen

Niklas Koenigs Ziel, bei CISO Datenschutz zukünftig so wenig Systeme wie möglich im Einsatz zu haben, ist mit der Akarion GRC Cloud ein ganzes Stück näher gerückt. „Alle DSGVO relevanten Themen können über die GRC Cloud abgebildet werden: Von dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit, über Datenpannen bis zur Notarisierung von Dokumentationen. Ich kann die Compliance Cloud jedem nur empfehlen. Als Datenschutzbeauftragter brauche ich eigentlich keine andere Dokumentationssoftware mehr.“