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IKB Success Story

Datenschutz- Management All-in-One.

60min
Onboarding und Implementierungszeit
Die Erfolgsgeschichte auf einen Blick

DSGVO Compliance: Was für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen bereits eine echte Herausforderung darstellt, ist für die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB), Innsbrucks Ver- und Entsorgungsunternehmen, eine noch wesentlich größere Aufgabe.

DSGVO Compliance: Was für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen bereits eine echte Herausforderung darstellt, ist für die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG (IKB), Innsbrucks Ver- und Entsorgungsunternehmen, eine noch wesentlich größere Aufgabe.

AUSGANGSLAGE

Die Innsbrucker Kommunalbetriebe AG bietet intelligente Energie- und Infra- strukturlösungen und beschäftigt ca. 670 Mitarbeiter/-innen. Alleine in der IKB AG gibt es 19 Organisationseinheiten. Beginnend bei der Personalverrechnung über einzelne Leistungsbereiche wie Strom- und Wasserversorgung bis zur IKB als Internet-Service-Provider wird im Unternehmen eine große Menge an personenbezogenen Daten verarbeitet. „Die größte Herausforderung war die Strukturenkomplexität im Unternehmen“, sagt Philipp Amann. Gemeinsam mit einem Mitarbeiter und je einem Ansprechpartner in allen Abteilungen der IKB AG baute der zentrale Datenschutzbeauftragte ein DSMS (Datenschutzmanagement-System) in weni- gen Monaten auf. Aufgrund der historischen Entwicklung wurde Amann dabei mit einer Vielzahl an eingesetzter Datenerfassungs- und Bearbeitungssoftware konfrontiert. Im ersten Schritt galt es eine genaue Übersicht zu bekommen – das Big Picture zu erfassen.

LÖSUNG

Die IKB suchte nach einem ganzheitlichen System zur Erfassung und Dokumentation ihrer Verarbeitungstätigkeiten und tech- nisch-organisatorischen Maßnahmen, zur Archivierung von datenschutzrelevanten Verträgen und zur einfachen, mit Know-how und Workflow verknüpften, Erfüllung ihrer Nachweispflichten bei Audits. „Am Markt gab es viele Anbieter, aber niemand konnte uns in einem Produkt all das bieten, was wir suchten. Mit einer Ausnahme – Akarion“, so der Datenschutz-Beauftragte. Akarion und die IKB teilten von Beginn an die gleiche Vision, bestätigt Herr Amann. Ein weiteres Argument, warum die Ent- scheidung auf Compliance Cloud fiel, war der Zukunftsgedanke. „Durch die auf lange Sicht angedachte Self-Service-Auskunftsmöglichkeit für Betroffene wird die Königsklasse der Transparenz erreicht“, so Amann überzeugt.

In ihrer Konzernstruktur profitiert die IKB maßgeblich von der Skalierbarkeit der Software-Lösung. 2019 wurde die Daten- schutzmanagement-Software auf alle Konzerntöchter ausgerollt und auch weitere Module wie Audit und E-Learning wurden in erfolgreich Betrieb genommen. Neben einer Bibliothek der Verarbeitungstätigkeiten als gemeinsame Ausgangsbasis können den einzelnen Unternehmen weitere Vor- lagen und Objekte zur Verfügung gestellt werden, die sich ganz einfach für spezifische Anforderungen adaptieren lassen.

ERGEBNIS

Herr Amann blickt entspannt auf die Implementierung in den einzelnen Betrieben zurück: „Der Schulungsaufwand der Compliance Cloud beträgt 60 Minuten. Die Software wird laufend weiterentwickelt, auch dann, wenn es relevante OGH- oder EUGH-Urteile gibt.“ Mit der Erreichung der DSGVO-Compliance ist der Funktionsumfang der Compliance Cloud bei weitem noch nicht ausgeschöpft. Ein Mehrwert der sich über die DSGVO hinaus bietet ist, dass die Compliance Cloud zukünftig auch die Datenqualität im Unternehmen verbessert, etwa durch das Aufdecken von Duplikaten.

„Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf Knopfdruck ist unschlagbar“, antwortet Amann auf die Frage nach den Vorteilen der Compliance Cloud. Einen weiteren großen Vorteil sieht er in der Durchdachtheit der Software, die zu einer wesentlichen Zeitersparnis führt. Die Visualisierung der Datenflüsse im Unternehmen war für ihn am Beginn eher ein „nice to have“. Im Reporting ans Management zeigte sich aber schon bald der wahre Wert dieses Features. Bereichsleiter und Vorstände konnten dadurch einen umfassenden Über- blick über die Datenverarbeitungsprozesse im gesamten Unternehmen bekommen.

AKARION COMPLIANCE CLOUD

Verwendetet Module