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Von NioBase & NioSuite zur Akarion Compliance Cloud - Alle Neuerungen im Überblick

von Katharina Schmid
20. April 2020

Ein neuer Name, viele spannende Features und ein brandneues Design! In den letzten Wochen und Monaten hat sich bei Akarion so einiges getan! Große Veränderung können aber natürlich auch für etwas Verwirrung sorgen. Damit Sie weiterhin den Überblick behalten und die neuen Funktionen umfassend nutzen können, haben wir in diesem Blogartikel alle Neuerungen für Sie zusammengetragen.

Warum das Rebranding?

Bereits kurz nach dem Release unserer Datenschutzsoftware “NioBase” stellten wir einen großen Bedarf nach Softwarelösungen für weitere Compliance-Aspekte, wie z. B. Informationssicherheit oder Whistleblowing fest. In Zusammenarbeit mit Experten in den jeweiligen Compliance-Gebieten machten wir uns also daran eine Software zu entwickeln, mit der sich unterschiedliche Compliance-Aspekte in einer zentralen Lösung managen lassen würden, damals noch unter dem Namen “NioSuite”.

Dank viel hilfreichem Kunden- und Expertenfeedback, und zahlreichen innovativen Ideen sind wir nun dabei diese Lösung Zug um Zug zu entwickeln, hin zu einer modularen, ganzheitlichen Managementlösung, die zu jedem Compliance-Aspekt das passende Modul liefert. Besonders die Optimierung hinsichtlich Synergieeffekten und die Möglichkeit, sich die Module passend zum Bedarf selbst zusammenzustellen und nach und nach freizuschalten, je nach Umsetzungsstand in der Organisation und den freien Ressourcen, liegt uns dabei sehr am Herzen. In den letzten Wochen und Monaten haben wir uns nun noch einmal viel Zeit genommen, um die technische Basis dafür zu schaffen. Viel ist dabei schon “unter der Haube” passiert, aber wir haben auch zahlreiche sichtbare neue Features und Überarbeitungen vorgenommen, insbesondere beim Data Protection Modul.

Muss ich als Kunde von Akarion aktiv werden?

Außer sich ab Mai über die neue URL akarion.app einzuloggen und die neuen Funktionen und das Design zu genießen, müssen Sie nicht aktiv werden. Auch die Preise bleiben beim Alten.

Was ist neu?

Naming

Die NioSuite heißt in Zukunft Akarion Compliance Cloud. NioBase wird als Data Protection Modul Teil der Compliance Cloud, ist aber nach wie vor auch eigenständig erhältlich.

URL zum Einloggen

Bis Ende April 2020 können Sie sich ganz normal über niobase.app mit Ihren Zugangsdaten anmelden und noch die alte Oberfläche nutzen. Ab Mai wird alles auf akarion.app umgeleitet, Sie benötigen keine neuen Zugangsdaten, sondern können sich einfach wie bisher auch einloggen. Selbstverständlich können Sie sich auch jetzt schon unter akarion.app einloggen und direkt in der neuen Oberfläche und mit den neuen Funktionen arbeiten. Unter beiden URLs wird auf die gleiche Datenbank zugegriffen, Änderungen werden also global durchgeführt und gespeichert.

Webseiten

Die Webseite niobase.com ist bis Ende April 2020 noch erreichbar, niosuite.com wird auf akarion.com umgeleitet. Alle wichtigen Informationen zu unserem Unternehmen und unseren Produkten finden Sie in Zukunft gesammelt unter akarion.com.

Design & Systemupdate

Die Webseite akarion.com wurde grafisch überarbeitet. Für alle Produkte gibt es neue Logos und auch die Benutzeroberfläche und das Layout unserer Software hat ein großes Update erfahren. Zeitgleich mit dem Rebranding, gab es ein großes Systemupdate. Viel ist dabei "unter der Haube" passiert, um die Compliance Cloud selbst bei großen Datenmengen noch schneller zu machen. Es gibt aber auch viele neue Features, die im Folgenden näher beschrieben werden.

Was hat sich in der Software verändert?

Navigation

Die Hauptnavigation finden Sie nun auf der linken Seite in Form eines schmalen blauen Balkens. Dort werden in Zukunft alle Module der Compliance Cloud zu sehen sein, die Ihre Organisation erworben hat. Durch diesen Aufbau kann sehr schnell und effizient zwischen den verschiedenen Modulen hin und her gewechselt werden. Durch die für jedes Modul charakteristische Farbgebung behalten Sie dennoch die Orientierung und wissen stets, wo Sie sich gerade befinden.

Durch diese neue Navigation werden sich auch Synergieeffekte noch besser ausnutzen lassen. Beispielsweise müssen sämtliche Softwaresysteme (Gmail, Salesforce, etc.) nur einmal erfasst werden, egal in welchem Modul.

Ansicht Softwareverwaltung DSMS

Von der zentralen Verwaltung profitieren Sie nicht nur bei den Softwaresystemen. Auch Maßnahmen, Kategorien, Dokumente, etc. werden zentral verwaltet und können in jedem Modul übernommen werden. Eine Maßnahme, wie das Erstellen einer Passwort-Richtlinie, ist ja bspw. für den Datenschutz, wie auch für die Informationssicherheit relevant.

Generell erfolgt die Navigation ab sofort immer in zwei Stufen. Zunächst wählen Sie das jeweilige Modul aus, in der zweiten Navigationsebene wird es immer ein modulspezifisches Menü auf der linken Seite geben. Dieses Menü enthält dann, je nachdem in welchem Modul Sie sich befinden, andere Punkte.

Auch innerhalb jedes Moduls ist die Navigation zweistufig. Klicken Sie im Data Protection Modul bspw. unter “Dokumentation” auf “Kategorien”, sehen Sie rechts auf der 1. Ebene zunächst eine Übersicht. Mit einem Klick auf die jeweilige Kategorie kommen Sie in die zweite Ebene, wo Sie den Inhalt dann auch bearbeiten können.

Mandantenverwaltung

Zur Mandantenverwaltung kommen Sie mit einem Klick links oben auf das Account-Icon, im Fall unseres Demo Accounts ist das ein grünes “C”. Hier können Sie mit einem Klick zwischen den verschiedenen Mandanten hin und her wechseln oder direkt einen neuen Mandanten hinzufügen. Links oben gibt es noch eine Suchfunktion, damit Sie auch bei vielen Mandanten den Überblick behalten und schnell den Richtigen heraussuchen können. Mit einem Klick auf “Alles anzeigen” gelangen Sie zu einer übersichtlichen Ansicht aller Mandanten, dem Mandanten-Dashboard. Hier stehen Ihnen verschiedene Filter zur Verfügung, um sich bspw. alle Vorlagenaccounts anzeigen zu lassen.

  • Achtung:
    Ab sofort können Sie sich über die Webseite niobase.com keinen Account mehr anlegen. Bestehende Kunden können einen neuen Account in der Mandantenverwaltung hinzufügen. Interessenten kontaktieren uns bitte über unser Kontaktformular, wir legen Ihnen gerne einen Testaccount an.

Mit einem Klick auf den jeweiligen Mandaten springen Sie direkt in den entsprechenden Account. Wenn Sie einen neuen Mandanten, z. B. eine Tochtergesellschaft, anlegen möchten, klicken Sie einfach auf den “Neu” Button rechts oben. Wichtig ist, dass Sie sich im Erstellungsprozess auch selbst als Benutzer dieses Accounts anlegen, damit Sie Zugriff haben.

Accounteinstellungen

Accounteinstellungen DSMS

Zu den Accounteinstellungen gelangen Sie, indem Sie auf das Zahnradsymbol unten links, auf der dunkelblauen Navigationsleiste klicken.

Im Account-Dashboard haben Sie die Übersicht über den gesamten Account. Hier können Sie auch wie gehabt weitere Benutzer zum Account hinzufügen. Über die Benutzerrollen können Sie das Berechtigungskonzept steuern und in Zukunft genau angeben, welche Module die Benutzerrolle sehen soll. Sie sehen hier auch sämtliche Kontaktpersonen und Abteilungen. Unter dem linken Punkt “Account” können Sie noch detaillierte Einstellungen (Sprachen, Vorlagen, etc.) vornehmen.

Auch die experimentellen Funktionen können Sie in den Accounteinstellungen unter “Account” -> “Übersicht” -> “Experimentelle Funktionen” bearbeiten. Der Konformitätsindex und die Genehmigungsprozesse wurden vorerst aus den experimentellen Funktionen entfernt. Diese werden gerade grundlegend überarbeitet und werden zu einem späteren Zeitpunkt wieder zur Verfügung stehen.

  • Tipp:
    Das Avatar-Icon, ganz links oben, über das Sie zur Mandantenverwaltung gelangen, können Sie unter dem Punkt “Account” -> “Account Avatar” ändern.

Benutzereinstellungen

Zu den Benutzereinstellungen gelangen Sie, indem Sie ganz links unten auf die Initialen Ihres Namens klicken. Hier können Sie, wie gewohnt, Ihre persönliche Benutzersprache, Ihre E-Mailadresse, etc. ändern. Neu ist, dass Sie hier auch alle eigenen Aktivitäten einsehen können. Außerdem können Sie nun auch Ihre Sessions verwalten. Haben Sie sich beispielsweise über ein Gerät angemeldet, das Ihnen nicht gehört und vergessen sich auszuloggen, können Sie sich mit einem beliebigen anderen Gerät anmelden und sich aus der Ferne von dem entsprechenden Gerät abmelden. Nutzen Sie allerdings die “Ich möchte eingeloggt bleiben” Funktion nicht, so werden Sie sowieso automatisch nach wenigen Minuten automatisch abgemeldet.

Sonstiges

Das Benachrichtigungs-Icon in Form der Glocke, finden Sie ab sofort links unten. Wenn Sie auf das Symbol klicken, können sie nun über das Konfigurierungs-Icon (Zahnrad) rechts oben genau einstellen, bei welchen Ereignissen und über welche Kanäle Sie Benachrichtigungen erhalten wollen. Auch das Such-Icon in Form der Lupe ist nach links unten gewandert.

Was ist neu innerhalb des Data Protection Moduls?

Ab sofort unterstützen wir nicht nur die DSGVO, sondern auch die brasilianische LGPD. Wir arbeiten außerdem an der Unterstützung für weitere Datenschutzgesetze.

Dashboard

Auch das Dashboard wurde überarbeitet und wird zukünftig konfigurierbar sein, sodass Sie per Drag and Drop eigene Widgets reinziehen können. Oben befinden sich nun immer “Quicklinks”, die Ihnen Auskunft darüber geben, wie viele Verarbeitungstätigkeiten, Maßnahmen und Software bereits eingetragen wurden. Darunter befinden sich Ereigniskarten, also alle Vorkommnisse, die sofort gesehen werden müssen, wie Betroffenenersuchen, Data Breaches und offene Aufgaben.

  • Achtung:
    Den Log-Out Button finden Sie nun ausschließlich auf dem Dashboard rechts oben.

Neue Listenansichten

Gehen Sie im Data Protection Modul beispielsweise unter “Dokumentation” auf “Verarbeitungstätigkeiten”, kommen Sie zu einem Beispiel der neuen Listenansichten. Ganz oben sehen Sie immer den Datentyp, (“Verarbeitungstätigkeiten”), daneben sehen Sie ein Icon in Form eines Schildes. Dort finden Sie Verweise zu den entsprechenden Rechtstexten (z. B. DSGVO). Oben in der Leiste können Sie nach Verarbeitungstätigkeiten suchen, oder auch Filter anwenden. So können Sie sich bspw. nur die Verarbeitungstätigkeiten der eigenen Abteilung anzeigen lassen. Unten links sehen Sie, wie viele Datensätze es insgesamt für den entsprechenden Datentyp gibt, außerdem können Sie bestimmen, wie viele Zeilen Ihnen pro Seite angezeigt werden sollen.

Listenansicht DSMS

Listenansichten können nun außerdem individuell konfiguriert werden. Spalten können breiter oder schmaler gezogen, per Drag and Drop anders angeordnet und neue Spalten hinzugefügt werden. Diese Ansichten können mit einem Klick links oben auf “Standard-Listenansicht” gespeichert werden. Auch angewendete Filter können gesichert werden. Mitarbeiter aus der Marketingabteilung können sich so bspw. eine Ansicht erstellen, bei der nur Marketingverarbeitungstätigkeiten und die für sie relevanten Informationen angezeigt werden.

Für jeden Datensatz können mit einem Klick auf die drei Punkte rechts die Aktionen “Editieren”, “Kopieren” oder “Löschen” ausgeführt werden. Mit einem Klick auf den jeweiligen Datensatz kommen Sie in die Formularansicht, wo eine detaillierte Bearbeitung stattfinden kann.

Mithilfe der Stapelverarbeitung können Sie mehrere Datensätze auf einmal bearbeiten. Verlässt z. B. der Datenschutzbeauftragte das Unternehmen und es muss daher der Prozessinhaber bei allen datenschutzrelevanten Prozessen geändert werden, gehen Sie auf Verarbeitungstätigkeiten und klicken rechts oben auf “Stapelverarbeitung”. Wählen Sie den Typ aus und entscheiden Sie, ob Sie alle Datensätze bearbeiten möchten oder nur mittels eines Filters, z. B. nur die Datensätze einer bestimmten Abteilung. Wählen Sie nun die Operation, das zu ändernde Feld und den neuen Wert aus.

  • Achtung:
    Die Stapelverarbeitung ist ein mächtiges Werkzeug! Seien Sie bei der Anwendung vorsichtig und kontrollieren Sie Ihre Eingaben genau.

Auch wenn Sie einen neuen Standort in einem fremdsprachigen Land ins Modul einfügen möchten, eignet sich die Stapelverarbeitung z. B. sehr gut, um automatisch alle Einträge zu übersetzen.

  • Tipp:
    Haben Sie bereits eine Standard-Listenansicht gespeichert, die einen Filter verwendet, also lassen Sie sich z. B. nur die Verarbeitungstätigkeiten Ihrer eigenen Abteilung anzeigen, wird dieser Filter beim Öffnen der Stapelverarbeitung standardmäßig übernommen.

Arbeiten aktuell zwei oder mehrere Personen an einem Datensatz, können Sie rechts oben auf “Neu Laden” klicken, um sich die aktuellsten Änderungen anzeigen zu lassen.

Verbesserte Formulare

Klicken Sie direkt auf einen Datensatz, kommen Sie auf die Formularansicht. Sie sehen nun zuerst eine zentrale Übersichtsseite. Rechts haben Sie die letzten Aktivitäten mit der gewohnten Kommentarfunktion, eine Reportübersicht, über die Sie sich immer den Standardbericht für den jeweiligen Datensatz ausgeben lassen können und auch etwaige Referenzen, falls solche bestehen. Diese Funktionen sind auch über die drei Punkte oben im Reiter zu erreichen.

Formularansicht

Von der zentralen Übersichtsseite aus können Sie auf die einzelnen Bereiche abspringen. Klicken Sie bspw. auf “Status”, befinden Sie sich nun im Reiter “Beschreibung”, es ist farblich markiert, wo Sie sich befinden und Sie können den Status bearbeiten. Rechts sehen Sie dabei das Inhaltsverzeichnis, wo Sie zu den jeweiligen Bereichen abspringen können.

Reports

Die Reports finden Sie jetzt im Managementbereich. Hier haben Sie zunächst eine Übersicht über alle Reports, die bereits angelegt worden sind. Natürlich sind dort auch die Reports dabei, die Sie schon in der alten Version angelegt haben. Klicken Sie links oben auf das Konfigurierungs-Icon (Zahnrad), gelangen Sie direkt zur Listenansicht, wo Ihnen sämtliche Reports übersichtlich angezeigt werden. Alle Berichte werden neu generiert, mit den aktuellen Live-Daten.

Auch die Reports wurden umstrukturiert und sind jetzt um einiges flexibler. Sie können Freitextfelder einfügen und sich so ganz individuelle Reports zusammenstellen. Sie können auch Tabellen einfügen und wie auch vorher schon liefern wir bereits Standardvorlagen für Reports mit, die natürlich nach wie vor verwendet werden können.

Erweiterte Exportformate

Neu ist außerdem die Exportfunktion rechts oben (“Download”). Hier gibt es, wie gewohnt den PDF Export. Zusätzlich haben Sie jetzt die Möglichkeit den Bericht als Word Dokument zu exportieren. Das ist besonders nützlich, wenn Sie bspw. den Datenschutzbericht in einen Gesamtjahresbericht einfügen möchten und dafür noch eine Kopf- oder Fußzeile benötigen oder ein individuelles Deckblatt. Auch neu ist der HTML Export. Wir arbeiten derzeit an einer Vorlage, mit der Sie sich aus Ihren Daten direkt eine Datenschutzerklärung generieren lassen können, basierend auf Ihren eingetragenen Maßnahmen, Auftragsverarbeitern, den verwendeten Systemen etc. Dieses .html File könnten Sie sich anschließend downloaden und direkt in Ihre Webseite einbetten. Zu guter Letzt können Sie sich Ihre Berichte nun auch im Markdown Format exportieren.

Sehen wir uns nun einen Bericht im Detail an. Klicken Sie dazu einfach ganz rechts oben auf das Zahnrad. In der zentralen Übersicht finden Sie die Darstellung sämtlicher Bereiche des Reports, wie die Beschreibung, Bezeichnung und auch von welchem Modul Sie diesen Report erstellen. In Zukunft werden Sie selbstverständlich auch modulübergreifende Reports erstellen können.

Im Bereich des “Kontext” finden Sie wie gewohnt die Kategorie “Liste von Datensätzen” und “Reports zusammenführen”. Neu ist, dass Sie nun die Felder “Freitext” und “Einzeldatensatz” auswählen können. Freitext ist z. B. sehr spannend, wenn Sie mit Variablen arbeiten möchten. Beim Reiter “Inhalt” kann genau angegeben werden welche Inhaltsfelder im Report auftauchen sollen. Die Änderungen werden Ihnen Live angezeigt.

Freitext-Reports

Wenn Sie im Kontext auf Freitext umstellen, dann sehen Sie beim Inhalt direkt einen Editor, wo Sie einen wirklich völlig individuellen Report erstellen können. Klicken Sie rechts auf das Symbol “Fullscreen”, erscheint eine Vorschau, in der Sie alle Änderungen direkt sehen können. Mit einem Klick auf das Symbol “Variable einfügen”, können Sie z. B. den Account Avatar oder andere Datensätze einbinden.

Durch diese vielen Neuerungen ist die Reportfunktion nun zu einem sehr mächtigen Werkzeug geworden. Wenn sich bei Ihnen in diesem Bereich Probleme geben sollte, kontaktieren Sie uns gerne. Unsere Customer Success Mitarbeiter sehen sich gerne Ihre individuellen Anforderungen zusammen mit Ihnen an und können Ihnen im Zweifelsfall eine Vorlage für den Bericht zukommen lassen.

  • Tipp:
    Wir arbeiten außerdem gerade an einem eigenen Blogartikel zur Reportfunktion, wo wir nochmals detailliert auf die Funktionsweise und Möglichkeiten dieses mächtigen Werkzeugs eingehen.

Wir hoffen, dieser Blogbeitrag hat Ihnen einen Eindruck der neuen Features und Funktionen vermittelt. Am besten entdecken Sie die Neuerungen aber natürlich, indem Sie sich einloggen und einfach selbst loslegen!

Fazit

Die NioSuite heißt in Zukunft Akarion Compliance Cloud. NioBase wird als Data Protection Modul Teil der Compliance Cloud, ist aber nach wie vor auch eigenständig erhältlich. Die neue Zugangs-URL ist akarion.app. Es gibt viele neue Funktionen, darunter neue Listenansichten, Formularansichten und eine erweiterte Reportfunktion.

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie einfach unser Customer Success Team unter info@akarion.com. Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne auch ein Video zur Verfügung, in dem die Neuerungen noch einmal direkt in der App erklärt werden.

Katharina Schmid
Über die Autorin

Katharina Schmid ist studierte Mathematikerin und arbeitet als Copywriter und Content Marketer bei Akarion.