Bereits 2019 hat die Europäische Union die Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (EU-Hinweisgeberrichtlinie)“ verabschiedet, die bis Ende 2021 in geltendes nationales Recht umgesetzt werden muss. Für KMUs mit mehr als 250 Mitarbeitern heißt dies, bis Ende 2021 ein anonymes Hinweisgebersystem zu verankern, während KMUs zwischen 50 und 250 Mitarbeitern dafür noch bis Ende 2023 Zeit haben. Doch was muss man zur erfolgreichen Einführung eines solchen Hinweisgebersystems beachten? Die folgenden 4 Tipps sollte jede Geschäftsführung auf alle Fälle beherzigen:

Die Einführung des Hinweisgebersystems basiert auf einer EU-Richtlinie. Dies ausschließlich als Grund für eine „notwendige oder gar gezwungene Einführung“ anzugeben, verfehlt das Ziel bereits im Ansatz. Als Geschäftsführer haben Sie die alleinige Verantwortung für die Einhaltung von Recht und Ordnung in Ihrem Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Nicht nur der Fall der Wirecard AG, bei dem Journalisten wesentliche Aufklärungsarbeit geleistet haben, zeigt: Eine jahrelang mühsam aufgebaute positive Reputation kann durch ein einziges Fehlverhalten eines Managers oder Mitarbeiters in kürzester Zeit zunichtegemacht werden.

Im Zuge der Einführung müssen Sie mithilfe ihrer Kommunikationsarbeit einen Veränderungsprozess nach innen und außen erfolgreich gestalten. Da es gilt, Einstellungen und Verhaltensweisen von Mitarbeiter*innen und Geschäftspartnern zu ändern beziehungsweise ins Positive zu drehen, müssen diese umfassend aufgeklärt und es müssen Verständnis und Vertrauen geschaffen werden. Beispielsweise, dass weder Überwachung noch Denunziantentum das Ziel einer Einführung des Hinweisgebersystems ist. Auch die Art und Qualität der Meldungen, die sich das Unternehmen von den anonymen Whistleblowern erwartet, muss genau vermittelt werden, ebenso wie Meldungen, die man nicht haben will.

Das Hinweisgebersystem kann ohne Zustimmung des Betriebsrats nicht eingeführt werden. Es ist somit zwingend erforderlich, den Betriebsrat von Beginn an in die Kommunikation und das Projektteam zur Einführung einzubinden. Diesem sollten des Weiteren Vertreter der Rechts- und der Personalabteilung, der IT sowie der Kommunikationsabteilung angehören. Legen Sie bei der Einführung eines Meldesystems – unabhängig ob persönlich, analog oder digital – größten Wert auf das Thema Datenschutz. Gewinnen Sie Ihre Führungskräfte, damit diese bei der Akzeptanzsteigerung innerhalb der Belegschaft verantwortlich unterstützen.

Die Kommunikation im Zuge der Einführung des Hinweisgebersystems ist und bleibt Aufgabe der Geschäftsführung. Erläutern Sie Ziele, Aufgaben und Prozesse persönlich. Geben Sie Mitarbeiter*innen Hilfestellungen an die Hand, die alle wesentlichen Details und Kernbotschaften zur beinhalten und die diese zur Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern nutzen können. Seien Sie nah an Ihrer Belegschaft, stellen Sie sich deren Fragen und nehmen Sie deren Bedürfnisse und Vorbehalte ernst. Kommunizieren Sie durchdacht, aktiv und regelmäßig.

Das anonyme Hinweisgebersystem wird ab 2021 verpflichtend. Wie wichtig ein funktionierendes Hinweisgebersystem für die Reputation des Unternehmens ist, zeigt der Fall Wirecard AG. Die erfolgreiche Einführung steht und fällt dabei mit der Geschäftsführung. Diese steht vollumfänglich in der Verantwortung, Akzeptanz, Verständnis und Vertrauen bei Belegschaft und Geschäftspartnern zu schaffen. Eine durchdachte, aktive und regelmäßige Kommunikation stellt hierfür einen gewinnenden Wertbeitrag dar.