Whistleblowing

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Führende Organisationen und Partner vertrauen auf die Akarion Compliance Cloud

whistleblowing highlights

Einfach Vertrauen durch Anonymität

Passen Sie den Aufbau und das Aussehen der Meldeformulare flexibel an und gestalten Sie das Formular entsprechend Ihrer Unternehmensgröße, Branche und Bedürfnisse. Auch mehrsprachige Meldeformulare lassen sich mit wenigen Klicks umsetzen.

Steuern und überwachen Sie durch Meldungen aufgedeckte Sicherheitsvorfälle mit Workflow-Unterstützung und revisionssicheren Zeitstempeln zur Einhaltung relevanter Fristen. Ein Fristenrechner und eine Erinnerungsfunktion unterstützen Sie bei der Bearbeitung anonymer Meldungen. So ist es möglich, Zusammenhänge transparent zu erkennen und deren Konsequenzen zu begreifen.

Binden Sie die für die Umsetzung zuständigen Personen/Abteilungen ein (z.B. bzgl. Folgemaßnahmen) oder arbeiten Sie mit internen Ansprechpartnern oder externen Partnern (z. B. Rechtsanwaltskanzleien). Das Modul eignet sich auch sehr gut, wenn Sie Ombudsmann/-frau sind und einen digitalen 2-Wege-Kanal für eingehende Meldungen suchen.

Stellen Sie die Anonymität von Hinweisgebern während der gesamten Kommunikationn sicher - von der Meldung, über die Antwort bis zu Folgemaßnahmen. Vertrauen erzeugen Sie ganz einfach durch das detaillierte Rechte- und Rollenkonzept sowie durch weitere technische Maßnahmen wie unser Provider Shielding. Schließlich werden alle Meldungen automatisch revisionssicher dokumentiert. Schaffen Sie zusätzlich absolute Manipulationssicherheit durch den optionalen und DSGVO-konformen Einsatz von Blockchain-Technologie.

Sparen Sie Zeit und bauen Sie mit unserer sofort für Sie einsetzbaren Lösung Ihr Hinweisgeber System auf. Das Modul benötigt nur minimale Konfiguration. Sparen Sie Zeit durch konsistente Menüführung und selbsterklärende Features.

Lösungen im Fokus

Whistleblowing digital
und anonym

Sparen Sie mit unserem anonymen Hinweisgeber System, das wir zusammen mit Experten entwickelt haben, wertvolle Zeit und Kosten während Sie zugleich die Gefahr einer "Enttarnung" des Whistleblowers verringern und die Bearbeitung erleichtern.

Der digitale Kanal für mehr Effizienz

Der aktuelle Whistleblowing Prozess ist in vielen Unternehmen, wenn überhaupt vorhanden, sehr ineffizient, kosten- und zeitaufwändig. Oftmals muss ein Ombudsmann via Telefon oder sogar per Brief kontaktiert werden. Viele Mitarbeiter möchten jedoch lieber anonym Missstände melden. Bei Unternehmen mit mehreren Standorten, ist die Weiterleitung der Meldungen an die zuständige Stelle zusätzlich umständlich und zeitraubend. Mit einer einheitlichen und von allen internen und relevanten externen Stellen erreichbaren Softwarelösung kann der Prozess optimiert und standardisiert werden. Ein digitales und anonymes Hinweisgebersystem wie das der Compliance Cloud ist also oftmals das Zünglein an der Waage für eine funktionierende Compliance-Kultur. Testen Sie sie noch heute!

Anforderungen an Lieferanten gerecht werden

Immer mehr Firmenkunden oder Organisationen erwarten von Ihren Dienstleistern und Lieferanten, dass Sie die Anforderungen an die EU-Wistleblower-Richtlinie erfüllen. Dadurch soll sicher gestellt werden, dass nicht nur den Meldungen der Arbeitnehmer des Kunden unter vollständiger Wahrung der Vertraulichkeit nachzugehen ist, sondern auch den Meldungen der Arbeitnehmer von Lieferanten sowie von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen und der Gruppe Informationen erhalten. Diesem zusätzlichen administrativen Prozess kann man als Dienstleister schlank und effizient nachkommen. Probieren Sie unser Whistleblowing Modul aus und überzeugen Sie sich selbst!

Anonyme Kommunikation, aber beidseitig

Dass eine Person, die Ihnen einen Missstand melden möchte, anonym bleibt, ist zwar eine Herausforderung, aber die entsprechende Verschlüsselung von Nachrichten ist gar nicht so schwer. Allerdings wollen Sie bei Bedarf auch Rückfragen stellen und über den Bearbeitungsstand informieren. Hierfür brauchen sie zwangsläufig einen anonymen Zwei-Wege-Kanal, über den die Person, die den Vorfall gemeldet hat, auch den Bearbeitungsstand erfragen kann. Das ist transparent und schafft Vertrauen. Zeigen Sie, dass Sie Compliance Prozesse im Griff haben und man Ihnen vertrauen kann - mit dem Whistleblowing Modul.

Features im Überblick

Alles dabei für anonyme Hinweisgeber

Ortsunabhängig und nach Mandanten getrennt.

Verwalten Sie alle Meldungen übersichtlich an einer zentralen Stelle - bei Bedarf für jede Gesellschaft separat dank Mandantentrennung - und dokumentieren Sie auf diese Weise den gesamten Whistleblowing-Prozess übersichtlich und nachvollziehbar. Bleiben Sie dank des SaaS Modells nicht nur ortsunabhängig, sondern reduzieren Sie zugleich Risiken eines internen administrativen Zugriffs auf die gemeldeten Vorfälle.

Ganzheitliche Compliance

Das Modul beinhaltet eine umfangreiche Werkzeugpalette, die Ihnen dabei hilft ein effizientes und mit der EU-Whistleblower-Richtlinie konformes Hinweisgebersystem aufzubauen und einfach in die bestehende Compliance-Landschaft zu integrieren. So lässt sich mit dem E-Learning Modul gleich notwendiges Wissen vermitteln oder Folgemaßnahmen mit dem Datenschutz oder ISMS Modul der Akarion Compliance Cloud kombinieren.

Alles im Überblick

Erstellen Sie Reports und Dokumentationen wie z.B. einen internen Gesamtbericht zum Hinweisgebersystem innerhalb weniger Sekunden. Welche Informationen ausgegeben werden, ist individuell anpassbar. Außerdem können Sie sich selbst Dashboards pro Mandant erstellen und bei Bedarf und entsprechend Ihrer Berechtigungen auch mandantenübergreifend den Überblick behalten.

Vorlagen

Sparen Sie Zeit dank der umfangreichen Vorlagenbibliothek für Meldungsformulare, Maßnahmen, Formularfelder, Incident-Kategorien, etc.. Sie können auch selbst Vorlagen für Ihre Meldeformulare unterschiedlicher Kategorie erstellen und für innerhalb Ihrer Gruppe das gleiche Compliance Niveau sicher stellen oder aber als Berater/Ombudsmann Ihre Mandate effizienter bearbeiten.

Rechte- und Rollenkonzept

Nur befugte Mitarbeiter erlangen Zugriff auf die Meldungen. So wird die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und evtl. erwähnter Dritter sichergestellt. Berechtigte können sich über eine sichere Verbindung remote einloggen. In jeder Situation kann so das need-to-know-Prinzip eingehalten werden.

Trust Layer

Manipulationssichere Dokumentation von Meldungen ist der Grundstein eines funktionierenden Hinweisgeber Systems. Mit der Compliance Cloud können Sie jederzeit nachweisen, dass die im Whistleblowing Modul eingegebenen Daten von keiner Person manipuliert wurden (Trust by Design). Mit Hilfe der automatischen Dokumentation können Sie mit nur wenigen Klicks die Integrität Ihrer Hinweisgeber Meldungen und Ihre Reaktion darauf nachweisen.

Compliance Cloud Features

Das haben alle unsere Compliance Cloud Module gemeinsam

Unser Leistungsversprechen für Sie sind benutzerfreundliche Lösungen. Wir ermöglichen Ihnen ganzheitliches Compliance-Management: komfortabel, ressourcenschonend und mit höchsten Ansprüchen an Datenintegrität.

Alle Module zeichnen sich dadurch aus, dass die Benutzerführung sehr intuitiv ist und Sie sich nach einer initialen Schulung sehr schnell in der Compliance Cloud zurecht finden. Ergänzend bieten wir ein umfassendes Help Center an, in dem Sie anhand von Videos und Beschreibungen zusätzlich Informationen finden. Unser Fokus ist stets, dass Sie aufgrund der hohen Konvinienz aller Module und der sehr intuitiven Benutzeroberfläche das Maximum für sich aus der Compliance Cloud ziehen können.

Verwalten Sie durch den einfachen modularen Aufbau der Compliance Cloud unterschiedliche Compliance-Aspekte mit nur einer Lösung. Dank dieser ganzheitlichen Herangehensweise vermeiden Sie Redundanzen und Widersprüche, nutzen geschickt Synergieeffekte aus und sparen Zeit, Kosten und Nerven.

Egal ob Sie in einem Konzern arbeiten oder als Berater viele Mandanten managen wollen: In jedem Modul können Sie Tochtergesellschaften und Niederlassungen separat verwalten. Sie können alle Gesellschaften logisch voneinander trennen und bei Bedarf über ein zentrales Dashboard stets Mandanten und Gesellschaften im Blick behalten.

Sparen Sie Zeit dank der umfangreichen modul- und mandantenübergreifenden Vorlagensystematik in allen Modulen. Gerade bei komplexen Unternehmens- und Konzernstrukturen ermöglicht Ihnen diese Eigenschaft der Compliance Cloud ein effizienteres Arbeiten.

Behalten Sie mit Hife anpassbarer Dashboards die Übersicht über die wichtigsten Daten zu allen Compliance Themen Ihres Unternehmens oder Ihrer Gruppe. Zugleich haben Sie besonders zeitkritische Vorgänge, die relevantesten Kennzahlen, Sicherheitsvorfälle (Incidents) und Ihre offenen Aufgaben im Blick.

Sie können in jedem Modul und über die Compliance Module hinweg individuelle Berichte zu allen Themen, die Sie in der Compliance Cloud bearbeiten, erstellen. Erstellen Sie auf Knopfdruck Berichte und Dokumentationen wie z. B. eine vollständige Übersicht Ihrer Geschäftsprozesse oder Verarbeitungstätigkeiten. Seien Sie durch die Ausgabe umfangreicher Reports jederzeit auf Kontrollen durch Behörden, Auftraggeber, etc. vorbereitet und verschaffen Sie sich schnell und einfach einen Überblick.

Arbeiten Sie dank eines eventbezogenen Taskmanagements mit internen Kollegen und externen Experten im System zusammen. Vergeben Sie Aufgaben, definieren Sie Fristen und Zuständigkeiten und stellen Sie Benachrichtigungen anhand individuell definierter Parameter ein. Mit der Compliance Cloud wird Compliance Management zur Team Arbeit.

Egal, von wo Sie arbeiten oder welche Sprachen in Ihrer Organisation gesprochen werden: die Module sind auf Mehrsprachigkeit ausgelegt und verfügen über eine automatisierte Übersetzung in über 23 Sprachen (u.a. DE, EN, FR, IT). So kann jeder Nutzer im System auf Knopfdruck ganz automatisch in der präferierten Sprache arbeiten. Außerdem können die unterschiedlichsten nationalen und internationalen Normen im System abgebildet werden (z.B. im Datenschutzrecht).

Dass Sie sich in Punkto Sicherheit auf uns verlassen können, möchten wir Ihnen beweisen. Daher haben wir uns nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizieren lassen und unsere Systeme einem Penetrationstest durch unabhängige Experten unterzogen. Außerdem hosten wir unsere rein web-basierte Applikation ausschließlich in Deutschland. Eine Installation bei Ihnen ist nicht notwendig.

Die komplette Compliance Cloud ist darauf ausgerichtet, dass Sie sie sofort und ohne Set-up nutzen können. Lassen Sie sich von uns durch kompetente Kollegen schulen, wie Sie die Module optimal für sich anpassen können und setzen dann Ihr Compliance Management ohne Projektkosten auf unserer Seite direkt um - effizient und ressourcenschonend.

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